Stichting Register Roerende Zaken

Een neutraal verificatieplatform van de stichting

A neutral verification platform operated by the foundation

AssetCheck.online wordt beheerd door Stichting Register Roerende Zaken en is geen commercieel product en geen marktplaats. Het is een neutraal, onafhankelijk en gecontroleerd platform waarmee eigendom, documentatie, gebruiksrechten en mutaties van roerende zaken kunnen worden gevalideerd.

AssetCheck.online is operated by the foundation and is neither a commercial product nor a marketplace. It is a neutral, independent and controlled platform used to validate ownership, documentation, usage rights and mutation history of movable assets.

Via AssetCheck.online kunnen betrokken partijen – zoals eigenaren, financiers, verzekeraars, gebruikers en toezichthouders – op gecontroleerde wijze inzicht krijgen in relevante registraties en mutatiehistorie. Dit versterkt transparantie, vermindert risico's en ondersteunt zorgvuldige besluitvorming.

Through AssetCheck.online, stakeholders – including owners, financiers, insurers, users and supervisory authorities – can obtain controlled access to relevant registrations and mutation history. This enhances transparency, reduces risks and supports well-founded decision-making.

• gecontroleerde toegang tot registraties en documentatie;
• traceerbare audit-trail van mutaties en besluiten;
• ondersteuning bij eigendom, zekerheden, herfinanciering en bijzonder beheer;
• geen commerciële belangen of transacties via het platform.

• controlled access to registrations and documentation;
• traceable audit trail of mutations and decisions;
• support for ownership, securities, refinancing and special servicing processes;
• no commercial interests or transactions via the platform.

1. Doel van deze richtlijn

1. Purpose of this guideline

Deze richtlijn geeft een praktische leidraad voor een zorgvuldige overdracht van roerende zaken, zodat alle betrokken partijen weten welke stappen en documenten noodzakelijk zijn om eigendom en risico’s correct over te dragen.

This guideline offers a practical framework for careful transfer of movable assets, clarifying which steps and documents are required to properly transfer ownership and risks between parties.

2. Basisprincipes

2. Basic principles

Een overdracht van een roerende zaak moet altijd voldoen aan drie kernvoorwaarden:

1. Geldige overeenkomst – afspraken moeten duidelijk en schriftelijk zijn vastgelegd.
2. Beschikkingsbevoegdheid & eigendom – de verkoper moet gerechtigd zijn te leveren en het object moet vrij zijn van lasten en beperkingen.
3. Feitelijke levering – het object moet fysiek of juridisch worden geleverd met alle bijbehorende documentatie.

Any transfer of a movable asset should meet three core conditions: a valid agreement, the seller’s authority and clear title, and actual delivery (physical or legal) including all relevant documentation.

3. Checklist voor een correcte overdracht

3. Checklist for a proper transfer

A. Identiteit & bevoegdheid van partijen

A. Identity & authority of the parties

• Volledige identificatie van koper en verkoper;
• Controle van bevoegdheid (privé of bedrijf);
• UBO-controle indien van toepassing;
• Schriftelijke volmachten wanneer vertegenwoordigers optreden.

• Full identification of buyer and seller;
• Verification of authority (private person or legal entity);
• UBO check where applicable;
• Written powers of attorney where representatives act on behalf of others.

B. Eigendom & juridische status van het object

B. Ownership & legal status of the asset

• Eigendomsverklaring;
• Object vrij van hypotheek, pand, beslag of huurkoop;
• Geen verborgen rechten of claims;
• Onderliggende bewijsstukken (facturen, contracten, registraties).

• Ownership statement;
• Asset free of mortgage, pledge, seizure or hire purchase;
• No hidden rights or claims;
• Supporting evidence (invoices, contracts, registrations).

C. Objectidentificatie

C. Asset identification

• Merk, type, model, bouwjaar;
• Serienummer, chassisnummer of registratienummer;
• Technische specificaties;
• Staat van onderhoud;
• Draaiuren / kilometerstand;
• Foto’s of inspectierapporten.

• Make, type, model, year of manufacture;
• Serial number, VIN or registration number;
• Technical specifications;
• Condition and maintenance status;
• Operating hours / mileage;
• Photos or inspection reports.

D. Contractdocumenten

D. Contract documents

• Koopovereenkomst (SPA);
• Bill of Sale / Leveringsverklaring;
• Factuur;
• Toepasselijk recht;
• Garanties, aansprakelijkheid en risico-overgang.

• Sale and Purchase Agreement;
• Bill of Sale / Delivery statement;
• Invoice;
• Applicable law;
• Warranties, liability and transfer of risk.

E. Betaling & bewijsvoering

E. Payment & proof

• Betaalwijze (bank, escrow, letter of credit);
• Bewijs van betaling;
• Tijdstip van betaling;
• Valutarisico’s vastleggen bij internationale transacties.

• Payment method (bank, escrow, letter of credit);
• Proof of payment;
• Timing of payment;
• Documented management of FX risks in cross-border deals.

F. Inspectie en technische staat

F. Inspection & technical condition

• Aanbevolen: pre-delivery inspection;
• Onafhankelijke beoordeling via erkend deskundige;
• Schriftelijke vastlegging van afwijkingen.

• Recommended: pre-delivery inspection;
• Independent assessment by a recognised expert;
• Written record of deviations and defects.

G. Documentatie bij levering

G. Documentation at delivery

• CE-verklaringen / certificaten;
• Onderhoudsboekjes;
• Manuals;
• Test- of keuringsrapporten;
• Registratiebescheiden indien van toepassing.

• CE declarations / certificates;
• Maintenance logbooks;
• Manuals;
• Test or inspection reports;
• Registration documents where applicable.

H. Levering & logistiek

H. Delivery & logistics

• Afgesproken locatie;
• Transportcondities (bijv. Incoterms 2020);
• Risico-overgang;
• Ondertekende Delivery Note;
• Verzekering lopend tot feitelijke overdracht.

• Agreed place of delivery;
• Transport conditions (e.g. Incoterms 2020);
• Transfer of risk;
• Signed delivery note;
• Insurance coverage up to actual delivery.

4. Digitale kluis & onderzoeksplicht koper

4. Digital vault & buyer’s duty of inquiry

A. Registratie in de digitale kluis

A. Registration in the digital vault

Alle documenten met betrekking tot eigendom en overdracht kunnen door SRRZ:

• worden opgeslagen in een beveiligde digitale kluis;
• worden gekoppeld aan het object;
• worden opgenomen in het onafhankelijke SRRZ-register.

De digitale kluis is geïntegreerd in het portal, waardoor wereldwijd gecontroleerde toegang, integriteit en traceerbaarheid worden geborgd.

All ownership and transfer documents can be stored in a secure digital vault, linked to the asset and recorded in the independent SRRZ register. The vault is integrated into the portal, ensuring global, controlled access, integrity and traceability.

B. Onderzoeksplicht van de koper

B. Buyer’s duty of inquiry

Internationaal geldt dat een koper een onderzoeksplicht heeft vóórdat hij een roerende zaak afneemt. SRRZ hanteert daarom het uitgangspunt: een zorgvuldige koper raadpleegt vóór aankoop het SRRZ-register via het portal.

Hiermee kan worden gecontroleerd:

• wie als eigenaar geregistreerd staat;
• of er lasten of beperkingen zijn;
• of eerdere transacties, claims of bijzonderheden zijn vastgelegd;
• of het object juridisch “schoon” kan worden overgedragen.

Niet-raadpleging vergroot het risico op eigendomsconflicten, verborgen beslagen of zekerheden, fraude of misbruik, én problemen met verzekering of aansprakelijkheid.

Internationally, buyers are expected to conduct due diligence before taking delivery. A prudent buyer consults the SRRZ register via the portal in advance to confirm registered ownership, encumbrances, previous claims or remarks and whether the asset can be transferred with clean title. Failure to do so increases the risk of ownership conflicts, hidden liens, fraud and insurance or liability issues.

5. Internationale positie van SRRZ

5. SRRZ’s international role

SRRZ is internationaal actief en ondersteunt grensoverschrijdende transacties in Europa, Azië, Afrika, het Midden-Oosten, Noord- en Zuid-Amerika en Oceanië. Omdat veel roerende zaken wereldwijd worden ingezet en verplaatst (machines, kranen, voertuigen, maritieme objecten, luchtvaartdelen, etc.), biedt SRRZ een uniform, wereldwijd toepasbaar referentiekader.

SRRZ operates internationally and supports cross-border transactions in Europe, Asia, Africa, the Middle East, the Americas and Oceania. As many movable assets are deployed and relocated worldwide, SRRZ provides a uniform, globally applicable reference framework for ownership and transfer.

Via het portal biedt SRRZ:

• internationale eigendomsregistratie;
• grensoverschrijdende controleerbaarheid;
• wereldwijde toegang tot de digitale kluis;
• ondersteuning bij naleving van internationale normen (o.a. AML, sancties, exportcontrole);
• uniforme overdrachtsstandaarden voor bedrijven, banken en particulieren.

Through the portal, SRRZ offers international ownership registration, cross-border verifiability, global access to the digital vault, support with AML/sanctions/export control compliance and uniform transfer standards for companies, banks and private owners.

SRRZ fungeert hierdoor als neutraal wereldreferentiepunt voor eigendom en overdracht van roerende zaken.

SRRZ thus serves as a neutral global reference point for ownership and transfer of movable assets.

6. Aanbevolen werkwijze

6. Recommended practice

Voor bedrijven

For businesses

• Intern objectregister bijhouden;
• Mutaties tijdig melden en documenteren;
• Onafhankelijke taxaties gebruiken waar nodig;
• Overdrachten consistent en volledig documenteren.

• Maintain an internal asset register;
• Record and report mutations in a timely manner;
• Use independent valuations where appropriate;
• Document transfers consistently and comprehensively.

Voor particulieren

For private individuals

• Facturen, foto’s en documentatie bewaren;
• Het SRRZ-register raadplegen vóór aankoop;
• Eigendom registreren bij overdracht;
• Risico op fraude en diefstal zoveel mogelijk minimaliseren.

• Keep invoices, photos and documentation;
• Consult the SRRZ register before purchasing;
• Register ownership at transfer;
• Minimise the risk of fraud and theft.

7. Over SRRZ

7. About SRRZ

Stichting Register Roerende Zaken is een onafhankelijke, niet-commerciële stichting die eigendomszekerheid en transparantie bevordert. Via het portal draagt SRRZ bij aan een wereldwijd, uniform en betrouwbaar systeem voor registratie, overdracht en controle van roerende zaken.

SRRZ is an independent, non-commercial foundation promoting ownership certainty and transparency. Through the portal, SRRZ contributes to a global, uniform and reliable system for registration, transfer and control of movable assets.

Waarom registreren via de stichting?

Why register via the foundation?

Bij diefstal, fraude, geschillen of onduidelijkheid over eigendom is het vaak cruciaal om snel en overtuigend te kunnen aantonen wie rechthebbende is. Een onafhankelijke registratie via SRRZ creëert een extra laag van zekerheid naast facturen, contracten of interne administratie.

In cases of theft, fraud, disputes or uncertainty about ownership, it is often crucial to demonstrate quickly and convincingly who is entitled to an asset. Independent registration via SRRZ adds an extra layer of certainty on top of invoices, contracts or internal records.

• ondersteunt de bewijspositie bij diefstal, malversaties of onterechte aanspraken;
• maakt eigendom en gebruiksrechten transparant voor alle betrokken partijen;
• is bruikbaar richting verzekeraars, financiers en (indien nodig) de rechtspraak;
• is geschikt voor zowel zakelijke objecten (machines, voertuigen, inventaris) als privébezittingen met substantiële waarde.

• supports the evidential position in cases of theft, fraud or unjustified claims;
• makes ownership and usage rights transparent for all parties involved;
• can be used towards insurers, financiers and, where necessary, the courts;
• is suitable for both business assets (machinery, vehicles, inventory) and private assets of substantial value.

In combinatie met AssetCheck.online kan een gecontroleerde verificatie plaatsvinden, zonder dat de stichting zelf een commercieel belang heeft in de objecten.

In combination with AssetCheck.online, controlled verification can take place without the foundation itself having any commercial interest in the assets.

Rol van de stichting bij financieringen

Role of the foundation in financings

SRRZ fungeert als onafhankelijke, niet-commerciële schakel bij financierings- en zekerheidsstructuren rondom roerende zaken. Door gecontroleerde registratie, herleidbare documentatie en een strak governance-model biedt de stichting banken en andere financiers:

• zekerheid over eigendom en titel van roerende zaken;
• transparantie in gebruik, lease, (onder)verhuur en operationele inzet;
• traceerbaarheid bij verkoop, overdracht, herfinanciering en vervanging;
• vermindering van risico op dubbele verpanding, frauduleuze transacties of onduidelijke titulatuur;
• ondersteuning bij documentcontrole, waardering en rapportage (via onafhankelijke deskundigen).

The foundation acts as an independent, non-commercial party within financing and security structures involving movable assets. Through controlled registration, traceable documentation and a strict governance model, it provides banks and financiers with:

• certainty regarding ownership and title of movable assets;
• transparency in use, leasing, subleasing and operational deployment;
• traceability in sales, transfers, refinancing and replacement;
• mitigation of risks related to double pledging, fraudulent transactions or unclear title;
• support in document verification, valuation and reporting (through independent experts).

Bank memorandum (samenvatting)

Bank memorandum (summary)

De stichting houdt geen commerciële belangen in de geregistreerde roerende zaken en treedt niet op als eigenaar, verkoper of financier. Zij opereert uitsluitend binnen de grenzen van haar statuten en interne reglementen. Alle besluiten en mutaties worden vastgelegd, zodat audit-trails beschikbaar zijn voor betrokken partijen, waaronder financiers.

The foundation holds no commercial interest in the registered movable assets and does not act as owner, seller or financier. It operates strictly within the scope of its articles of association and internal regulations. All decisions and changes are documented, ensuring audit trails are available to stakeholders, including financiers.

Op verzoek kan de stichting – binnen geldende privacy- en geheimhoudingskaders – gecontroleerde inzage geven in relevante registraties, documentatie en mutatiehistorie. Dit ondersteunt banken bij kredietbeoordeling, herfinanciering, monitoring en bijzondere beheertrajecten.

Upon request, and within applicable privacy and confidentiality constraints, the foundation can provide controlled access to relevant registrations, documentation and mutation history. This supports banks in credit assessment, refinancing, monitoring and special servicing processes.

Statutaire doelomschrijving

Statutory purpose

Stichting Register Roerende Zaken heeft volgens haar statuten als doel het bevorderen van een transparante, onafhankelijke en juridisch correcte registratie, bescherming en borging van roerende zaken, alsmede het verrichten van alle handelingen die hiermee rechtstreeks of zijdelings verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.

According to its articles of association, the foundation aims to promote transparent, independent and legally sound registration, protection and safeguarding of movable assets, as well as performing all activities directly or indirectly related or beneficial to this purpose.

Privacy & verwerking van gegevens

Privacy & data processing

SRRZ verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit omvat uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor:

• het registreren, valideren en beheren van roerende zaken;
• het uitvoeren van wettelijke verplichtingen, waaronder administratie en archivering;
• het onderhouden van contact met betrokkenen, waaronder eigenaren, gebruikers, financiers en andere partijen;
• het waarborgen van eigendom, zekerheidsrechten en juridische posities.

The foundation processes personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR). This includes only data necessary for:

• registering, validating and managing movable assets;
• fulfilling legal obligations, including administration and archiving;
• maintaining communication with stakeholders, including owners, users, financiers and other parties;
• safeguarding ownership, security rights and legal positions.

Rechtsgrond voor verwerking

Legal basis for processing

De stichting verwerkt gegevens op basis van de volgende grondslagen:

• wettelijke verplichting;
• uitvoering van een overeenkomst;
• gerechtvaardigd belang (zoals fraudepreventie en eigendomsborging);
• toestemming, indien vereist.

The foundation processes data on the following legal grounds:

• legal obligations;
• performance of a contract;
• legitimate interest (e.g. fraud prevention and safeguarding ownership);
• consent, where required.

Bewaartermijnen

Retention periods

Gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is. Contractuele en juridische documenten worden bewaard conform wettelijke bewaartermijnen (7 tot 20 jaar, afhankelijk van de categorie).

Data is not retained longer than strictly necessary. Contractual and legal documents are stored in line with statutory retention periods (7 to 20 years depending on category).

Rechten van betrokkenen

Rights of data subjects

U heeft het recht op:

• inzage in uw gegevens;
• rectificatie of aanvulling;
• verwijdering van gegevens (voor zover wettelijk toegestaan);
• beperking van verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens (data-portability);
• bezwaar tegen verwerking.

You have the right to:

• access your data;
• rectification or supplementation;
• erasure of data (where legally permitted);
• restriction of processing;
• data portability;
• object to processing.

Gegevensbeveiliging

Data security

De stichting past technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe, waaronder versleuteling, toegangsbeheer, logging en strikte autorisatie. Gegevens worden uitsluitend opgeslagen binnen de EER.

The foundation applies technical and organisational security measures, including encryption, access control, logging and strict authorisation. Data is stored exclusively within the EEA.

Cookies

Cookies

Deze website gebruikt geen trackers of commerciële cookies. Enkel functionele cookies kunnen worden toegepast.

This website does not use trackers or commercial cookies. Only functional cookies may be used.

Disclaimer

Disclaimer

Aan de inhoud van deze website kunnen geen rechten worden ontleend. Hoewel de stichting streeft naar een correcte en actuele weergave, aanvaardt zij geen aansprakelijkheid voor eventuele onjuistheden.

No rights can be derived from the content of this website. Although the foundation strives for accuracy and timeliness, it accepts no liability for any inaccuracies.